Suatualat yang digunakan untuk mempermudah penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain untuk mencapai tujuan yang ditentukan adalah.. 68. Contoh media komunikasi visual adalah.. 69. Berikut ini yang termasuk dalam prinsip motivasi pada komunikasi adalah.. a. Menghargai sipendengar. b. C Sebuah konsep sistem yang menyimpan memory D. Sebuah konsep sistem yang menghapus instruksi-intruksi dalam memory. Jawaban : A. 3. Komputasi modern digunakan untuk memecahkan masalah yang ada, Berikut ini adalah perhitungan yang dapat dipecahkan oleh komputasi modern : Berikut ini yang termasuk jenis Mobile Computing . A. PC, Server Berikutini adalah langkah - langkah untuk merawat printer kecuali A. Lakukan update driver demi meningkatkan kinerja B. Nyalakan printer anda setidkanya 3 hari sekali contohsoal dan jawaban TKJ. soal dan jawaban materi TKJ. 1. Ciri-ciri jaringan komputer adalah sebagai berikut ini, kecuali. a. Berbagi pakai perangkat keras (Hardware) b. Berbagi pakai perangkat lunak (Software) setelahnama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka urutan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut. 1. Abdi, Waluyo 2. Abdurahman 3. Abdurahman, Ali 4. Arbi, Haryanto 5. Badawi, Abdullah 6. Binsar, Raihan 7. Budianti, Ratna 8. Budianto, Gunawan 9. Cahaya, Alia, Mitha 10. Cahyati, Chacha 11. Cahyati, Yulianti 12. Cahyo, Septian, Dwi 11 Suatu angka yang menunjukan seberapa lama arsip disimpan sebelum dimusnahkan Atau. disingkarkan disebut a. angka pemakaian. b. angka kecermatan. c. angka penilaian. d. angka penggunaan. e. angka penyusutan. 12. Dalam kegiatan penyusutan arsip,untuk arsip yang harus diserahkan ke ARNAS RI adalah. arsip yang bernilai a. yuridis. b 9JhfLa. Pada kesempatan kali ini kita akan mempelajari tentang berbagai jenis perlengkapan kearsipan, setelah sebelumnya sudah pernah kita bahas mengenai Jenis-Jenis Peralatan Arsip. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relatif singkat. Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus. Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut. 1. Kartu Indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran cm x cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang a. judul/nama surat, b. nomor surat, c. hal surat, d. tanggal surat, e. kode surat, f. kode kartu indeks. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis. Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. Perhatikan contoh dibawah ini. Kartu indeks Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini. Cardex 2. Kartu Tunjuk Silang Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran cm X cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja. Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Contoh Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya. kartu tunjuk silang Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya. b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain. Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya. Contoh Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi. Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut. kartu tunjuk silang Peta disimpan dengan indeks Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi. Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya. Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex kalau kartu tunjuk silangnya banyak. sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS Petunjuk Silang. 3. Lembar Pinjam Arsip outslip Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut. a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman c. Lembar 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Berikut contoh lembar pinjam arsip Lembar Pinjam Arsip 4. Map Pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folder dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi. Perhatikan contoh out folder berikut ini. Out Folder Demikian artikel mengenai perlengkapan arsip kali ini. Semoga membantu pada saat belajar kamu. - Daftar Pustaka Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang Dkk. Mengelola Sistem Kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggraini. JawabanGedung Penyimpanan Arsip Inaktif Pusat Arsip/ Record Center adalah gedung atau ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif. Jenis Pusat Rekod 1. Pusat Rekod on site adalah salah satu jenis pusat arsip yang lokasinya berada di dalam lingkungan organisasi. Jenis ini pada umumnya sering dipilih oleh organisasi yang relatif kecil dan volume rekod inaktifnya tidak terlalu banyak. Organisasi tersebut pada umunya tidak berada di tengah kota. 2. Pusat rekod off site Adalah Pusat Rekod yang lokasinya berada di luar organisasi. Pusat Rekod off side biasanya dipilih oleh organisasi/institusi yang berada di tengah kota, karena sewa tempat sangat mahal maka organisasi tersebut menyimpan rekod inaktifnya di luar kota. Jenis ini pada umumnya dipilih oleh organisasi yang memiliki rekod yang volumenya besar. 3. Recod center komersial Adalah perusahaan/organisasi yang bergerak dibidang jasa pengelola rekod. PRINSIP DASAR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF 1. Murah Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun. 2. Luas Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi. 3. Aman Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis. 4. Mudah Diakses Penyimpanan arsip inaktif menjamin arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman, dan murah. 5. Tata Ruang Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 dua, yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif. Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna, ruang fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja. Tata ruang ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan. Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan. Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan didesain khusus yang tahan api. STANDAR RUANG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF Beban Muatan Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya • Satuan volume arsip adalah meter linear ML • 1 Meter Linear ML arsip rata-rata = 50 kg • 1 M3 arsip rata-rata = 600 kg • 1 M3 arsip = 12 meter linear Ml arsip Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata kg per meter persegi. Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact kg per meter persegi. Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai kg x 10 = kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak kg. Lokasi Pusat arsip yang dekat sangat menguntungkan karena memungkinkan layanan yang diberikan tepat waktu. Pusat arsip adalah gudang dasarnya arsip yang cukup banyak, dan jenis akomodasi yang terbaik biasanya disediakan di kawasan industri atau daerah jauh dari perkotaan utama atau pusat bisnis. Lokasi yang baik untuk pusat arsip harus memperhatikan 1. Mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai, mudah diakses informasinya. 2. Lokasi gedung penyimpanan arsip berada didaerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip; 3. Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor. Kerugian utama dari sebuah lokasi sentral adalah biaya. 4. Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan a. Lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif relatif lebih murah dari pada di daerah Perkantoran. b. Hindari daerah/ lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi; Penjelasan Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang. Sering data-data ini berupa berkas yang tidak untuk dipublikasikan dan tidak memiliki banyak salinan. Contohnya adalah data otentik milik lembaga pendidikan. Peranan arsip dalam sebuah organisasi swasta dan pemerintahan sangatlah penting untuk didokumentasi dengan baik sehingga visi dan misi sebuah perusahaan bisa tercapai dengan sekarang ini pengarsipan dapat dilakukan di komputer, banyak jenis peralatan kearsipan manual tidak ditinggalkan begitu saja. Perlengkapan kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan yang membutuhkan penyimpanan data-data otentik mereka. Meskipun data-data bisa diarsipkan dengan media penyimpanan komputer, seringkali backup secara hardcopy juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan. Ada macam-macam alat pengarsipan dan masing-masing memiliki fungsi yang berbeda. Table Of ContentsFungsi Peralatan KearsipanJenis-Jenis Peralatan Kearsipan1. Filling Cabinet2. Rotary3. Lemari Arsip4. Rak Arsip5. Map Arsip Atau Map Folder6. Ordner7. Stapler8. Perforator9. Label10. Alat Sortir11. Guide12. Numerator13. Stopmap Folio14. Map Snelhecter15. Hanging MapPeralatan arsip memiliki fungsi umum sebagai berikut,Sebagai sarana penyimpanan berkas yang sarana pelindung berkas dari bahaya mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika Peralatan KearsipanDengan banyaknya dokumen yang harus di dokumentasikan, peralatan kearsipan sangatlah dibutuhkan untuk setiap perusahaan, berikut daftar 12 jenis peralatan kearsipan lengkap dengan penjelasannya;1. Filling CabinetPeralatan kearsipan Filling CabinetFilling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya menggunakan semacam slide untuk mempermudah ketika membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laci ketarik keluar hingga lepas. Mekanisme sederhana ini sangat membantu untuk buka tutup laci. Di depan laci bisa ditempelkan label untuk memudahkan mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya. Beberapa Filling Cabinet memiliki kunci khusus untuk menghindari pembobolan berkas yang RotaryPeralatan kearsipan RotaryRotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk Filling Kabinet di atas. Dan hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan lantai di ruang Lemari ArsipPeralatan kearsipan Lemari ArsipLemari arsip memiliki fungsi sama seperti Filling Cabinet tadi, namun bentuknya lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya pun tidak dilakukan seperti Filling Cabinet. Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti Filling Cabinet di atas. Lemari arsip biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun Rak ArsipPeralatan kearsipan Rak ArsipRak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas secara lateral atau menyamping. Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau kotak arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah Map Arsip Atau Map FolderPeralatan kearsipan Map FolderMap dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen lain yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis, yakni Stopmap Folio, Map Snelhecter, Map Folder, Hanging OrdnerPeralatan kearsipan OrdnerOrdner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Untuk itu, sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan perforator. Alat ini terbuat dari materi yang tebal dan cukup kuat untuk diletakkan secara Juga Pengertian Ordner Dan Fungsinnya7. StaplerPeralatan kearsipan StaplerStapler adalah alat untuk menyatukan beberapa lembaran kertas dengan mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana, cukup digerakkan dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk U untuk mengikat sejumlah lembaran kertas. Stepler mudah ditemukan di toko buku yang tersedia di berbagai mall di Jenis Stapler menurut fungsi dan kebutuhan;Stapler Ukuran Kecil – Max 10 lbr kertasStapler Ukuran Sedang – Max 20 lbr KertasStapler Ukuran Besar – Max >20 lbr kertas8. PerforatorPeralatan kearsipan PerforatorPerforator adalah alat yang biasanya digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas. Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin memasukkan berkas ke dalam order. Lubang yang dibuat perforator biasanya memiliki diameter 5 milimeter. Perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan lubang yang dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang sampai dengan 5 lubang. lebih dari 5 lubang membutuhkan mesin yang besar yang biasanya dimiliki oleh percetakan offset dan percetakan digital untuk melubangi pekerjaan Kalender dan LabelPeralatan kearsipan LabelLabel adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada pengelompokan kertas, lalu dapat ditempelkan pada bagian folder. Anda bisa mencetak stiker label sendiri sehingga label terlihat menarik dan bagus. Namun untuk menghemat biaya, anda bisa menggunakan sticky note untuk di tempelkan sebagai Alat SortirPeralatan kearsipan Alat SortirAlat sortir biasa digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan, alat ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa juga Apa Itu Percetakan?11. GuidePeralatan kearsipan GuideGuide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau sendri memiliki dua bagian penting yang perlu dipahami;Tab guide, adalah bagian yang menonjol dan memiliki label tulisan yang menandakan pengelompokan guide, bagian dimana dokumen anda diposisikan sehingga rapih dan mudah digunakan pada bagian depan tumpukan dokumen Anda yang berada di filling cabinet. Atau jika anda menggunakan ordner anda bisa menyisipkannya diantara ordner sehingga pengelompokan mudah dicari. Guide tersedia dalam berbagai ukuran A4 atau Folio dan bisa dibuat custom sesuai dengan kebutuhan sesuai dengan besarnya dokumen yang NumeratorPeralatan kearsipan NumeratorDalam jenis peralatan kearsipan, numerator dibutuhkan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus mencetaknya dengan mesin printer. Pada bentuknya, terdapat numorator bisa memiliki angka kecil atau besar, dan dengan jumlah digit Stopmap FolioPeralatan kearsipan Stopmap FolioJarang orang mengetahui namanya, Stopmap adalah alat kearsipan seperti map folder berbahan dasar kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang sifatnya sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat penjanjian dan lainnya. Alat arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio F4 21,6 cm x 33 cm.Jenis kertas yang digunakan untuk membuat Stopmap adalah jenis kertas karton, Akan tetapi banyak sekali perusahaan yang mencetak secara custom dengan jenis kertas lainnya seperti Concorde, Manila, BW Black White, kertas Ivory, kertas Buffalo dan lainnya. Untuk membuat Stopmap secara custom banyak sekali pilihan teknik cetak yang tersedia mulai cari teknik cetak offset, sablon, atau digital juga Apa Itu Offset Printing?14. Map SnelhecterPeralatan kearsipan Map SnelhecterAda 2 jenis map Snelhecter yang tersedia di banyak toko stationery yaitu jenis kertas dan jenis plastik. Akan tetapi yang paling populer dan banyak digunakan adalah yang berbahan plastik. map Snelhecter memiliki banyak varian warna Hijau, Kuning, Merah dan Biru. Fungsi dari warna yang bervariasi adalah untuk membedakan dokumen yang disusun sehingga tidak menggunakannya, kertas di lubangi dengan alat arsip perforator 2 lubang terlebih dahulu. Pada saat membuka map Snelhecter akan terlihat besi putih ditengahnya dengan posisi vertikal. bukalah sisi atas dan bawahnya besi tersebut sehingga besi mengacung ke atas, lalu posisikanlah lubang yang ada di kertas kedalam besi tersebut dan kunci Hanging MapPeralatan kearsipan hanging mapHanging map adalah sebuah map yang memiliki kaitan diatasnya. kaitan ini berfungsi untuk menggantungkan map pada filling tray yang nantinya dimasukan kedala filling cabinet. Map ini cukup populer digunakan untuk membantu perusahaan menyimpan dokumennya. Hanging map tersedia di toko toko ATK dan bisa dibeli secara offline ataupun onlineItulah jenis peralatan kearsipan yang biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk mendokumentasi pekerjaan seperti invoice, surat jalan, nota penjualan, purchase order, perjanjian bisnis dan lain lainnya. Sebuah dokumentasi yang rapi akan membantu kelancaran usaha dan bisnis anda. Semoga web yang menyediakan informasi percetakan dan desain grafis ini bisa membawa manfaat untuk pengusaha dalam mengatur dokumen dokumen yang penting. Salam Sukses ! 06/03/2023 Pendidikan 3 Views Ada 5 Macam Sistem Pengarsipan Kecuali from Arsip adalah sebuah sistem penyimpanan yang dibuat untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dapat dibutuhkan pada masa mendatang. Fungsi arsip adalah untuk menyimpan dokumen-dokumen penting agar dapat diakses jika dibutuhkan. Dengan adanya arsip, dokumen penting dapat disimpan dengan aman dan mudah. Selain itu, arsip juga berguna untuk memudahkan pencarian dokumen yang diinginkan. Fungsi arsip yang termasuk ke dalamnya adalah untuk menyimpan dokumen-dokumen penting, memudahkan pencarian dokumen yang diinginkan, untuk menyimpan dokumen-dokumen yang jarang digunakan, menyimpan dokumen-dokumen yang perlu disimpan untuk jangka waktu yang lama, dan menyimpan dokumen-dokumen yang bersifat rahasia. Berikut Yang Tidak Termasuk Fungsi Arsip Berikut adalah beberapa fungsi arsip yang tidak termasuk di dalamnya 1. Penyimpanan Data Penyimpanan data adalah fungsi yang bertujuan untuk menyimpan informasi yang dapat dibaca, dimodifikasi, dan diedit. Penyimpanan data bisa menggunakan berbagai macam media, seperti hardisk, memory card, dan flashdisk. Sedangkan arsip adalah sistem penyimpanan khusus untuk dokumen penting yang tidak bisa dimodifikasi. Arsip tidak dapat digunakan untuk menyimpan data. 2. Pengarsipan Pengarsipan adalah proses pengorganisasian dokumen-dokumen yang disimpan di dalam arsip. Proses ini dilakukan untuk membuat dokumen-dokumen tersebut lebih mudah dicari. Sedangkan arsip hanya bertugas untuk menyimpan dokumen-dokumen penting. 3. Penyimpanan Data Jangka Panjang Penyimpanan data jangka panjang adalah proses penyimpanan data di dalam media yang dapat bertahan dalam jangka waktu yang lama. Media yang sering digunakan untuk penyimpanan data jangka panjang antara lain CD, DVD, dan hardisk. Sedangkan arsip adalah sistem penyimpanan yang hanya ditujukan untuk dokumen penting yang perlu disimpan untuk jangka waktu yang lama. 4. Pengarsipan Digital Pengarsipan digital adalah proses pengorganisasian dokumen-dokumen yang disimpan di dalam bentuk digital. Proses ini dilakukan untuk membuat dokumen-dokumen tersebut lebih mudah dicari. Sedangkan arsip hanya bertugas untuk menyimpan dokumen-dokumen penting. 5. Penyimpanan Data Online Penyimpanan data online adalah proses penyimpanan data di dalam internet. Biasanya, data-data yang disimpan online akan dapat diakses oleh orang lain yang berada di luar jaringan. Sedangkan arsip hanya bertugas untuk menyimpan dokumen-dokumen penting. Kesimpulan Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip yang termasuk di dalamnya adalah untuk menyimpan dokumen-dokumen penting, memudahkan pencarian dokumen yang diinginkan, untuk menyimpan dokumen-dokumen yang jarang digunakan, menyimpan dokumen-dokumen yang perlu disimpan untuk jangka waktu yang lama, dan menyimpan dokumen-dokumen yang bersifat rahasia. Berikut yang tidak termasuk di dalamnya adalah penyimpanan data, pengarsipan, penyimpanan data jangka panjang, pengarsipan digital, dan penyimpanan data online. Check Also Kim Ha Neul Bintang Korea Yang Sedang Viral Di Tahun 2023 Kim Haneul Biography, Height & Life Story Super Stars Bio from Siapa Kim Ha … Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini. Mudah dilaksanakan dan digunakan Hemat tenaga dan peralatan Hemat waktu dan biaya Sederhana Fleksibel dan mudah dikembangkan Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan. 1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini. Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh unit kepegawaian Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh Perpustakaan, Bank. 2. Sistem subjek cocok digunakan apabila Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya, Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi terpusat dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya. Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja. 3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh Bagian keuangan. 4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila. suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh perusahaan transportasi dan Bank. suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh perusahaan ekspor-impor. suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya. 5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama. contoh Rumah Sakit No. Identitas pasien Kantor Pos No. Kode Pos Bank No. Rekening Perguruan Tinggi No. Induk Mahasiswa PLN No. Rekening Listrik Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat. Contoh Sistem subjek digabung dengan sistem abjad Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang. Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat. Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi. Demikian panduan dalam memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai. Semoga menjadi tambahan ilmu bagi kita bersama.

berikut yang termasuk nama untuk menyimpan arsip kecuali